Vous avez certainement déjà expérimenté le célèbre rituel des différentes démarches à suivre et délais à respecter lors d'un passage à la mairie. Ainsi, votre rendez-vous se doit d'être organisé de façon millimétrée pour être mené à terme. La mairie de Nice, voulant pallier à ce désagrément, lance la toute première mairie virtuelle, dans un centre commercial. L'objectif est de se rapprocher des citoyens et de faciliter les procédures administratives.
Un rendez-vous à la mairie est avant tout un projet, futur et lointain, rythmé de phrases devenues cultes, comme la célèbre "votre dossier est incomplet monsieur" ou la classique "quelqu'un va s'occuper de vous" avant que vous ne patientez longuement. Dans d'autres cas, votre dossier complet sous le bras, vous êtes accueilli par un : "nous sommes fermés, monsieur. Il faudra revenir". Bien sûr, la mairie est fermée le week-end, avant 9h, après 17h et durant le déjeuner. L'institution est un concept virtuel que, paradoxalement, la "Spot Mairie" vient révolutionner.
Pour une organisation plus fluide
La mairie version 2.0 est ouverte de 8h30 à 19h30. Vous pouvez désormais y passer avant d'aller travailler, pendant votre pause-déjeuner ou le soir en rentrant, mais aussi le samedi, aux mêmes horaires. Sans rendez-vous, installée dans un centre commercial, la mairie virtuelle vous permet de faire vos courses en attendant qu'il y ait moins de monde et de passer quand vous le souhaitez.
Parallèlement, pour ne pas que les rendez-vous durent trop longtemps, les procédures sont simples et expliquées pas à pas (recensement, toutes les démarches d'obtention du passeport, infos sur les rentrées et inscription…). L'information brute et indicative est enrichie d'un accès à différents formulaires, le tout étant complétée par la possibilité de les renvoyer. Il ne s'agit pas d'une simple borne d'informations mais bel et bien d'une véritable mairie, interactive.
Un rendez-vous personnalisé
La "Spot Mairie" est juste assez grande pour que deux personnes y entrent. Ainsi, malgré la foule et le brouhaha, l'intimité et la discrétion sont préservées. La porte coulissante dévoile une petite pièce équipée d'un écran plat qui remplace le conseiller, une tablette tactile sur laquelle vous guidez votre recherche, une imprimante pour rentrer chez vous avec les documents nécessaires, un scanner pour renvoyer les papiers demandés et un deuxième écran utilisé pour le partage de documents non transférables. Les rendez-vous se font par écrans interposés, conservant la dimension de dialogue réel avec un conseiller. Une webcam sert à zoomer sur un détail important (chiffre, date, nom…) en cas de besoin. L'équipement des cabines réduit considérablement les défauts du télé-conseil classique.
Bientôt partout en France ?
La Spot Mairie serait une solution intéressante à l'échelle nationale, grâce à sa grande innovation : le roulement des télé-conseillers. Dans un établissement classique, si les 5 guichetiers sont occupés, vous attendez. Le télé-conseil implique la séparation entre la localisation et le service. Le rendez-vous virtuel permettrait à chacun des télé-conseillers de s'adresser à n'importe qui en France, régulant le flux de demandes.
Néanmoins, ce prototype est prêté gratuitement par Cisco. Pour le moment il n'y a qu'une cabine d'exposée et elle le restera jusque fin 2013. Si ce test grandeur nature est concluant, Cisco annonce la pose d'une vingtaine de cabines à Nice entre 2014 et 2015. Chacune coutant 30 000€ en moyenne, elles coutent cher à l'achat mais permettraient de faire des économies sur le personnel à la longue.
Sources : Reportage France 3 Nice ; Cisco.fr.