Entreprise : combien de temps conserver vos papiers ?

Quels sont les documents à conserver trois ans ou moins ?

Certains documents se conservent an minimum ou encore trois ans. C’est le cas pour :

• Les comptabilisations des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation : un an ;
• Les garanties liées aux biens/services fournis au consommateur : deux ans ;
• Les polices d’assurances : deux ans à compter de la date de résiliation du contrat ;
• Les déclarations en douane : trois ans ;
• Les documents liés aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : trois ans ;
• Les comptabilisations des jours de travail des salariés sous convention de forfait : trois ans ;
• Les feuilles de présence et pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration et les rapports des commissaires aux comptes : trois derniers exercices.

Quels sont les documents à conserver au moins cinq ans ?

Quels sont les documents que vous devez conserver pendant au moins cinq ans ? Citons :

• Les contrats/conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale ;
• Les correspondances commerciales ;
• Les documents bancaires ;
• Les observations/mises en demeure de l’inspection du travail ;
• Les vérifications/contrôles du CHSCT ;
• Les déclarations d’accidents du travail auprès de la CPAM ;
• Les documents de transport de marchandises ;
• Tout papier lié à la propriété intellectuelle (cinq ans à partir de la fin de la protection) ;
• Les dossiers d’avocats (cinq ans à partir de la fin du ou des mandats) ;
• Les bulletins de paie ;
• Les documents liés aux salaires, primes et autres indemnités...

Sont à garder pendant au moins six ans : l’impôt sur le revenu et sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) et les bénéfices agricoles (BA) en régime réel, les impôts locaux comme les taxes foncières notamment, la CFE (cotisation foncière des entreprises) et autres taxes. 

Quels sont les documents à conserver 10 ans ou plus ?

Terminons par les documents à garder au moins 10 ans :

• Les comptes annuels (bilans, comptes de résultats, annexes...) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ;
• Les contrats conclus par voie électronique (dès 120 euros) : 10 ans à partir de la prestation/livraison ;
• Les livres/registres comptables : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ;
• Les bons de commande/livraison/réception : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ;
• Les factures : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ;
• Les contrats d’acquisition/de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans.