Quels salariés ont droit au remboursement de leurs frais de transport ?
S’ils veulent bénéficier de la prise en charge de leurs frais de transport pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail, les salariés doivent remplir 2 conditions cumulatives :
- ils doivent utiliser les transports en commun ou un service public de locations de vélos (comme le "Vélib’" à Paris) ;
- ils doivent acheter des titres d’abonnement pour pouvoir utiliser ces transports ou ces services.
Lorsque les salariés remplissent les 2 obligations exigées, l’employeur est obligé de prendre en charge une partie du prix de leur abonnement.
Les titres d’abonnement pris en charge sont les suivants :
- les abonnements "à nombre de voyages illimité" émis par la SNCF, ou par toute autre entreprise de transport public, qu’ils soient annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite ;
- les cartes et abonnements "à nombre de voyages illimité" délivrés par la RATP et les entreprises privées de transport adhérentes de l'organisation professionnelle des transports d'Ile-de-France (OPTILE) ;
- les abonnements à un service public de location de vélos.
A savoir : L’employeur peut refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements et si celles-ci sont d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50% (voir ci-dessous).
Montant de la prise en charge et les trajets couverts
L’entreprise doit restituer au salarié 50% du coût de son ou ses titres d’abonnement, sur la base des tarifs 2ème classe. La prise en charge de l’employeur s’applique aux titres de transport qui permettent au salarié d’accomplir le trajet de son domicile à son lieu de travail dans le temps le plus court. Lorsque le titre utilisé par le salarié correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire, la prise en charge est effectuée sur la base de l’abonnement permettant d’accomplir le trajet strictement nécessaire.
Les salariés à temps partiel travaillant la moitié de la durée légale hebdomadaire ou plus (soit 17h30, ou plus) bénéficient d’une prise en charge équivalente à celle des salariés à temps complet. En revanche, ceux travaillant moins de 17h30 par semaine bénéficient d’une prise en charge calculée au prorata du nombre d’heures travaillées.
A savoir : Le salarié exerçant son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d’une même entreprise, et si celle-ci n’assure pas le transport entre ces différents lieux, peut prétendre à la prise en charge du, ou des titres de transport lui permettant de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés.
Modalités de prise en charge par l’employeur
Pour bénéficier du remboursement, le salarié doit remettre, ou présenter, à son employeur un titre de transport valide. Une attestation sur l’honneur peut suffire pour les employés intérimaires, ou si le titre d'abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les nom et prénom du salarié bénéficiaire.
L’employeur doit procéder au remboursement dans les meilleurs délais, au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel les titres d’abonnement ont été validés. Les titres à validité annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement. Le montant de la prise en charge doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie.
A savoir : un accord collectif de travail peut prévoir d’autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport, sous réserve que les délais de remboursement n’excédent pas ceux mentionnés précédemment.
En cas d’utilisation d’un véhicule personnel
Sous certaines conditions, et s’il le désire, l’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant - ou d’alimentation électrique - engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail. Cette prise en charge ne peut être cumulée avec celle accordée au titre des frais de transport collectif.
Sont concernés :
- les salariés dont la résidence ou le lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France ou d’un périmètre desservi par un service de transports en commun ;
- les salariés dont l'utilisation du véhicule personnel est rendue indispensable en raison de leurs horaires de travail.
En revanche, sont exclus de cette prise en charge :
- les salariés profitant d'un véhicule mis à disposition par l’employeur, avec prise en charge des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique ;
- les salariés qui n'ont aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ;
- les salariés dont le transport est assuré gratuitement par leur employeur.
Dans les entreprises comptant une section syndicale, la prise en charge des frais de carburant nécessite un accord entre l'employeur et les représentants syndicaux. Dans les autres entreprises, elle est décidée par l'employeur après consultation du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel (s'il en existe). Si l’employeur décide de prendre en charge tout ou partie de ces frais, il doit en faire bénéficier tous les salariés qui remplissent les conditions mentionnées ci-dessus.