Travailler depuis la maison n’est pas une chose évidente. De plus, tout comme en entreprise, des réunions d’équipe peuvent s’avérer nécessaire. S’il n’est pas toujours possible de se réunir physiquement, il est tout à fait envisageable, grâce à la visioconférence, de se concerter en direct, chacun depuis sa maison. Néanmoins, la préparation de ces réunions virtuelles est assez complexe, notamment lorsque les participants impliqués ne sont pas habitués à ce nouveau mode de travail. Compliquée, certes, mais rien qui ne puisse être résolu.
Au bureau ou à la maison, les réunions de travail font partie des indispensables. Loin d’être une perte de temps, ces échanges occupent une place non négligeable dans le travail. Qu’il s’agisse d’une réunion physique ou d'une visioconférence, avec les participants installés chacun chez eux, l’efficacité se doit d’être au rendez-vous. Pour ce faire, des préparations en amont s’imposent pour éviter les petits problèmes techniques et les imprévus qui rôdent à la maison. Décryptage.
Bien choisir et connaître l’outil de communication
Grâce à la technologie, ce ne sont pas les moyens de communiquer à distance qui manquent. Désormais, appeler depuis internet est la nouvelle tendance, d’autant plus que cela facilite le télétravail, notamment pour des réunions. Pour une conf-call efficace depuis la maison, tous les participants se doivent de connaître l’outil choisi. Pour une expérience optimale épargnée des détails techniques compliqués, il est conseillé de privilégier un outil épuré, simple à installer et à utiliser. Cela évite les distractions inutiles pouvant être causées par des problèmes techniques liés à des outils plus complexes, durant la réunion.
Avoir à disposition les bons équipements
Les obstacles techniques constituent le blocage majeur d’une visioconférence organisée à la maison. Il peut entre autres s’agir d’une connexion internet de mauvaise qualité, d’un micro d’ordinateur, d’un casque défectueux ou encore d’une webcam capricieuse. Pour contourner ces désagréments, le principal est de s’assurer au préalable que tous les outils indispensables au télétravail sont bien à disposition et fonctionnent correctement. Si chaque travailleur est tenu de faire le maximum d’efforts de son côté, “c’est le rôle de l’employeur, dès le début du télétravail, de s’assurer que tout le monde a les outils nécessaires”, souligne Yan Lechelle, CEO de Scaleway. Le bon déroulement de la visioconférence organisée en dépend.
Choisir un cadre calme pour travailler
Une fois l’outil de visioconférence maîtrisé et les équipements nécessaires contrôlés, il revient à chacun de choisir, dans sa maison, un endroit calme et à l’abri des distractions pour travailler. Certes, le télétravail présente de nombreux avantages, dont celui de pouvoir s’installer partout chez soi pour terminer une tâche professionnelle, quitte à se vautrer dans son lit. Néanmoins, une bonne tenue est exigée lors d’une visioconférence afin de maximiser la concentration de tout un chacun et d’optimiser l’échange. Ainsi, il est conseillé de s’isoler dans un cadre propice au calme et, surtout, pour les parents, de prévenir les enfants qu’ils seront en réunion importante pendant les minutes ou l’heure qui suivent afin d’éviter toute interruption.