5 astuces pour mieux gérer ses emails et éviter l’overdose

Nos boîtes mail ont tendance à déborder d’informations. Entre les messages urgents, les chaînes prioritaires, les newsletters et les spams, une boîte de réception électronique négligée peut aisément franchir la barre des 1000 mails non lus en un battement de cils. Commencer sa journée en ouvrant une boîte mail qui déborde n’a rien de réjouissant.

Au risque de passer à côté d’un mail important, noyé dans un océan d’informations, il est conseillé de faire le tri dans la messagerie électronique et, tant qu’à faire, mettre en place une méthode de gestion pour limiter le flux d’informations à l’essentiel. Tour d’horizon.

Créer des dossiers et des libellés spécifiques pour les mails

En règle générale, tous les mails atterrissent sans exception dans la boîte de réception principale. Certains services de messagerie, tels que Gmail et sa fonction d’envoi de mail programmé, mettent néanmoins à disposition des libellés par défaut pour les filtrer automatiquement. Ainsi, les mails issus des réseaux sociaux, les newsletters et les mails promotionnels sont redirigés vers des dossiers séparés et dédiés.

L’objectif est de créer un dossier spécifique pour chaque type ou chaîne de mails, voire un libellé par expéditeur, afin de désengorger la boîte principale et, surtout, de mieux s’y retrouver.

Se désabonner des newsletters et spams sans importance

Une grande majorité des mails qui remplissent une boîte de réception électronique sont des spams et des newsletters souscrits par inadvertance. En général, dès que l’adresse mail est saisie sur un site tiers, pour une inscription à un service ou autre, celui-ci active automatiquement l’envoi de mails. Heureusement, il est possible de stopper la réception de ces mails en cliquant sur la mention “se désabonner”, généralement inscrite en petites lettres en bas de page. Découvrez tous nos conseils pour lutter contre les spams.

Éviter de mettre l’adresse mail partout

Il s’agit de la chose à éviter impérativement pour garder la boîte mail propre et exempte de tous mails indésirables : ne pas s’empresser de saisir son adresse électronique dans tous les champs qui la demandent.

L’astuce est de créer une adresse mail secondaire qui servira exclusivement à cette fin. De cette manière, la boîte de réception professionnelle ou personnelle restera à l’abri et ne recevra que des mails voulus et importants.

Garder la boîte mail vide en tout temps

Dès qu’un mail, qui n’entre dans aucun des libellés préalablement créés, atterrit dans la boîte de réception principale, il convient de le déplacer aussitôt dans la bonne catégorie. S’il s’agit d’un mail sans importance, il vaut mieux le supprimer sans attendre pour éviter que les informations ne recommencent à s’accumuler.

L’objectif est donc de garder la boîte mail principale vide en tout temps et de mieux trier ses mails, tant par égard pour l’écologie que par intérêt organisationnel.

Utiliser la fonction “archiver” à bon escient

Toujours dans l’optique de maintenir la boîte de réception à l’écart des risques d’overdose de flux d’informations, il est recommandé de mettre à profit la fonction “Archives”. En général, tous les services de messagerie disposent de cette fonction qu’il est d’ailleurs possible de programmer pour un archivage automatique des mails.