Registre unique du personnel : avant tout, une obligation légale
Le code du travail oblige en effet tous les employeurs à tenir un RUP (Registre Unique du Personnel) pour chaque établissement.
Attention : toute infraction à cette obligation est punie d'une sanction pénale (Cf. art. R. 1227-7 du code du travail). Il s'agit de l'amende prévue pour les contraventions de 4e classe (soit 750 € au plus pour les personnes physiques ou 3 750 € au plus pour les personnes morales), applicable autant de fois qu'il y a de salariés concernés. C'est dire s'il faut être vigilant, particulièrement lors de nouvelle(s) embauche(s) !
Cf. article L 1221-13 du code de travail.
Contenu du registre unique du personnel
Indications minimum Le code de travail indique que le Registre Unique du Personnel (ou RUP) doit contenir "les noms et prénoms de tous les salariés".
Cf. article L 1221-13 du code du travail.
Indications complémentaires
Le code du travail indique que ce registre doit aussi mentionner, pour chaque salarié :
- la nationalité ;
- la date de naissance ;
- le sexe ;
- l'emploi ;
- la qualification ;
- les dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
- lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation ;
- pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
- pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention "contrat à durée déterminée" ;
- pour les salariés temporaires, la mention "salarié temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ;
- pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention "mis à disposition par un groupement d'employeurs "ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier ;
- pour les salariés à temps partiel, la mention "salarié à temps partiel" ;
- pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention "apprenti" ou "contrat de professionnalisation".
Cf. Article D 1221-23 (créé par Décret n°2008-244 du 7 mars 2008) du code du travail.
D'autres mentions que l'on pourra nommer "facultatives" peuvent aussi être indiquées sur le RUP (registre unique du personnel), parmi elles, nous pouvons citer :
- statut du salarié (cadre, non cadre) ;
- salaire de base.
Nous remarquerons que les salariés intérimaires pourtant salariés de l'entreprise de travail temporaire sont tout de même inscrits sur le Registre Unique du Personnel.
Mise à jour du registre unique du personnel
Les mises à jour sont obligatoires, à savoir :
- ajout de chaque salarié nouvellement embauché au moment de son recrutement au sein de l'entreprise. Le personnel doit être inscrit en respectant l'ordre chronologique d'embauchage et de façon indélébile, indique le code du travail ;
- indication de la date de sortie de chaque salarié au moment de la rupture de son contrat de travail (démission, licenciement, retraite, fin de contrat CDD, rupture conventionnelle...).
Sous quelle forme ?
Pendant des années ce registre était sous forme "papier ".
Heureusement, compte tenu du nombre d'entreprises utilisant les logiciels de paye, les entreprises sont autorisées à "déroger" à la forme papier et tenir ainsi le registre sous format informatique.
Cf. Article L 1221-14 du Code du travail.
Le code du travail prévoit que cette "dérogation" soit portée à la connaissance des DP (délégués du personnel).
En outre, l'employeur doit adresser à l'inspection du travail l'avis résultant de cette consultation.
Pour terminer, la tenue d'un registre sous forme informatisée dispense l'employeur d'une déclaration auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés).
Qui a accès au registre unique du personnel ?
Le RUP est à la disposition des :
- DP (Délégués du Personnel) ;
- Fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du code du travail et de la sécurité sociale (contrôleurs URSSAF, inspection du travail...).
Cf. Article L 1221-15 du code du travail.
Combien de temps doit être conservé le registre unique du personnel ?
Le RUP doit être conservé 5 ans après le départ des salariés qui y figurent.
Il est donc conseillé de garder le registre, sans limitation de durée.
Cf. Article R 1221-26 du code du travail.