Fonctionnement d’un coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique vous permet de stocker vos factures et vos divers documents administratifs (contrat de travail, contrat de garantie…). La conservation des documents importants est d'ailleurs une obligation légale. Cependant, le stockage des exemplaires papiers demande beaucoup d’espace et d’organisation pour pouvoir y accéder facilement. De plus, avec le temps ils présentent nécessairement un risque de dégradation et de perte.
Numériser vos documents, vous permet de conserver une trace durable de vos données importantes comme des bulletins de salaires, des factures … De plus, ils peuvent facilement être dupliqués sans avoir recours à des photocopies à outrance. Vous pouvez ainsi scanner vos documents personnels depuis chez vous et les conserver à l’abri sur un espace en ligne personnel et sécurisé. Vos données seront chiffrées et accessibles par mot de passe depuis n’importe quel appareil ayant accès à internet.
Si vous ne disposez pas d’un scanner ou si vous avez une très grande quantité de documents à numériser, vous pouvez faire appel à des services spécialisés. Ces services proposent, via porteur, de venir récupérer vos documents papiers chez vous, de les numériser dans leurs locaux, puis de vous rapporter l’exemplaire papier ainsi que vos fichiers numérisés.
Centraliser les contacts avec vos fournisseurs
Le coffre-fort est un acteur indépendant de vos différents fournisseurs (internet, eau, électricité, téléphone, banque…). Il s’agit d’un tiers de confiance.
En entrant toutes les informations sur vos divers fournisseurs, vous créez un espace complet et sécurisé avec toutes les informations importantes. Ainsi, si vous vous absentez de chez vous et que vous réalisez que vous êtes en retard pour le paiement d’une facture, vous n’avez qu’à consulter votre e-coffre-fort pour avoir accès à toutes les références de votre dossier client.
Votre coffre-fort électronique vous permet également de stocker les identifiants et les mots de passe qui vous permettent d’avoir accès à vos comptes fournisseurs.
D’un simple clic, vous pourrez consulter, imprimer, supprimer et même transférer des documents.
Gestion administrative du foyer
Grâce aux coffres-forts numériques, vous aurez accès au dernier montant et dates des factures. Bien souvent, il est possible de partager un même coffre fort avec votre conjoint afin d’accéder aux informations concernant votre foyer et vos enfants.
Certains sites vous proposent également des outils de gestion annexes comme un planning, un annuaire téléphonique, une liste de courses, des modèles de courriers…
Vous pouvez programmer des "rappels" par e-mails ou par sms pour le paiement des factures ou pour les rendez-vous importants.
Diverses offres de coffres-forts
Les coffres-forts virtuels grand public se développent et se distinguent par leur prix, leur espace de stockage disponible, la durée de conservation et les services annexes. Voici une liste de quelques sites :
- Coffreo : Module d'archivage des documents certifié ;
- Digicoffre : espace gratuit ou payant proposé par La Poste ;
- e-coffrefort.fr : pour les particuliers et l’entreprise (pack ressources humaines) avec différentes options en fonction du nombre d’utilisateurs. Système de certification des documents ;
- eFactures : Télécharge directement dans votre compte les factures d'un grand nombre de vos fournisseurs, version grand public 100% gratuite ;
- eFolia : pour les salariés, pour l’entreprise, solution d'émission et de conservation à vie de fiches de paie électroniques et autres documents RH ;
- eOfficeo (Officeo) : portail multi-services avec coffre-fort électronique, gestionnaire de tâches, gestion des finances ;
- Xambox : Dédié aux particuliers, services de gestion du foyer. Accès gratuit à un espace de 500 Mo de stockage, réparti selon 6 thèmes : habitation, santé, enfant, banque, transport et achat. Il existe des versions payantes : Bubble Giga et Bubble Plus ;
- Moncoffre.net : coffre-fort extrêmement sécurisé avec une clé USB unique indispensable pour avoir accès aux fichiers, payant ;
- Novapost : Archivage sécurisé de documents RH , dédié entreprise avec espaces pour les salariés, primé en octobre 2011 (Prix du jeune dirigeant de la technologie) ;
- Securibox : Archivage des documents, pour le particulier (gratuit) et l’entreprise (demo) ;
Avantages du coffre-fort numérique
Parmi les avantages de disposer d'un coffre-fort numérique, on pourrait citer :
- vos documents importants (feuille d’imposition, fiche de paie…) sont stockés dans un lieu externe à votre domicile, très sécurisé. Vous n’avez plus à craindre une panne informatique chez vous ou la destruction de vos papiers durant un incendie ou une inondation ;
- accès depuis n’importe quel point internet, à n’importe quelle heure, avec l’aide de moteurs de recherche intégrés ;
- le prix est bien moins élevé qu’un coffre-fort physique. Bien souvent le service gratuit est déjà très complet ;
- si vous êtes souvent en déplacement, notamment hors de France, l’accès à tous vos documents importants se révèlent indispensable ;
- il est possible d’avoir des sauvegardes d’archivage régulières de vos documents sur CD-Rom.
Inconvénients des espaces de stockage en ligne
Parmi les inconvénients, on pourrait citer :
- la gestion et surtout l’alimentation de ces coffres-forts nécessitent une réelle organisation. Il faut penser à régulièrement alimenter cet espace en scannant et en mettant en ligne les différents documents ;
- certains espaces gratuits ne conservent les documents que pour une durée limitée. Lisez bien les conditions ! ;
- certains documents doivent être conservés 10 ans voire toute la vie. Or les supports numériques peuvent avoir une durée de vie limitée (5 ans pour certains CD ou DVD). Cela implique que les fichiers soient ré-enregistrés, parfois même en changeant leur format, ce qui peut poser un problème juridique à l’avenir.